最低限気をつけよう！ 出張のマナー

知らない土地への出張。わくわくする方もいれば、忘れ物はないか、道に迷わないかなどのさまざまな不安を抱える方もいるはず。ここでは出張に行く際、最低限気をつけるべきマナーについてご紹介します。

出張に慣れていない人はタイムスケジュールを立てよう

出張先で起こりうる問題が商談の遅刻。慣れない土地で迷った、交通機関の遅延でうまく乗り継ぎができなかったなどが原因で遅刻することがあります。当然、商談の遅刻はあってはなりません。そのような自体を未然に防ぐために出張のタイムスケジュールを組んでおくべきです。どの電車に乗って何時に現地につくのか、商談時間は何時なのか、何分前に到着する予定かなどをまとめ、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

現金とキャッシュカードが両方持っていこう

悪天候で電車が止まった、一日宿泊を園長しなければいけなくなったなど、出張は予想外の出費が意外と多いものです。そんなイレギュラーは状況にも対応できるよう、現金とキャッシュカードは両方持っていくべきです。

忘れ物はNG

出張先の商談で資料を忘れた……そんなことが起きては出張の意味がありません。出張先に行く前に必ず資料の部数を確認しましょう。また、名刺はいつもより多めに持っていきましょう。商談で必要なもの、宿泊する際に必要なもの、出張先での各シーンを思い浮かべて、何を持っていくべきなのか、ちゃんと荷物につめたかを確認するためのチェックリストを作成しておくと、忘れ物を防止できるでしょう。

出張費用のマナー

出張先への交通手段、宿泊先の手配は、できるだけ安価に抑えるのがマナーです。また、出張から戻ったら、すぐに出張費の事務処理を行いましょう。

職場の方への報連相

出張で不在にする旨は上司だけでなく、職場の方へも必ず周知し、必要であれば不在時の業務の引継ぎを行ってください。先ほどご紹介したタイムスケジュールの共有を一緒に行うとさらに良いでしょう。また、出張先での出来事は必ず細かく報告してください。出張先は上司の目がないので、気が抜けてしまいがちですが、その状況だからこと小まめに報告することで上司の信頼を勝ち取ることができるでしょう。

帰った後の御礼メール

商談が終わったら、メール、もしくは電話でいいので、商談を行ったその日中に御礼の連絡をしましょう。またその際、メールの文面はただ「ありがとうございました」と定型文で送ったのではなく、「○○県は東京と違って暖かいですね」「もっと時間があれば、○○様の○○の話を伺いたかったです」など、その商談ならではの内容を記載して、送りましょう。

出張は職場もどってきてから、上司への報告、出張費の事務処理が終わって、ようやく完了となります。最後まで気を抜かずに臨んでください。